Comment monday.com améliore les performances grâce à la capitalisation des modèles et des process chez SCC

 

Souad Linossier est cheffe de projet au sein du Centre d'Excellence de SCC France dans l’entité Service. Ce pôle transverse est responsable d’améliorer les moyens et processus, de mesurer la satisfaction des clients et la maturité des contrats service. Il fait en sorte que toutes les entités opérationnelles collaborent de manière efficace et coordonnée, afin de capitaliser sur les connaissances, les process et les bonnes pratiques internes.

Souad est certifiée monday.com et est "Administrateur" de la plateforme. Elle anime les ateliers de présentation des fonctionnalités (Webinar) afin d'accompagner les collaborateurs dans leur prise en main de la plateforme. Elle pilote et met en œuvre le plan d'amélioration en s'appuyant sur les collaborateurs certifiés monday.com, en identifiant les nouveaux modèles de tableaux, en améliorant les modèles de tableaux existants, en accompagnant les collaborateurs dans leurs suivis. L'objectif principal étant d'optimiser l'élaboration des reportings, de capitaliser sur les bonnes pratiques et d’homogénéiser les usages.

“Nous avions besoin d’une information claire et accessible pour tous, avec une lecture facilitée de l’avancement de chaque projet,” explique Souad. L'information doit pouvoir en effet être classifiée et quantifiée, dans le contexte notamment d’un besoin impératif de reportings réguliers et de planification des objectifs sur un outil collaboratif.
Un tableur et quelques programmes développés en interne ne permettaient pas de couvrir l’ensemble des besoins de la Business Unit Service en termes de gestion de projets transverses des différentes équipes : commercial et marketing, assistance technique, ressources humaines et autres équipes au service de l’accompagnement du client. “Il fallait vraiment un outil facilitateur pour la gestion des projets qui impliquent souvent un grand nombre de collaborateurs et des échanges internes réguliers et notamment externes avec les clients.”

Par le passé, l’entreprise n’avait pas vraiment d’outil de gestion des tâches unique, tandis que le périmètre du Centre d’Excellence est particulièrement complexe et exige une analyse et une synthèse régulières des données : “l’idée est de pouvoir identifier les réussites et capitaliser sur cette base, promouvoir les bonnes pratiques, mesurer la satisfaction client et la maturité des contrats, calculer des retours sur investissement.”

SCC Services était à la recherche d’une plxateforme à la fois performante et facile d’utilisation pour collaborer, faciliter les reportings et clarifier les objectifs pour la mettre à disposition de tous les managers de l’entité Services. Après une étude de marché et un comparatif avec deux autres plateformes, monday.com s’est distinguée par sa capacité à répondre aux besoins et aux priorités de l’entreprise.

Il fallait notamment une plateforme capable de correspondre à des exigences bien spécifiques :
- Piloter les activités du Run de chaque contexte client et les projets tout en permettant les échanges interne et externe, avec notamment la notion d'attribution des ressources aux différentes tâches.
- Identifier les réussites et les bonnes pratiques pour les capitaliser à l’aide d’automatisations et de modèles.
- Faciliter les reportings, quantifier et synthétiser les opérations
- Faciliter et encourager la collaboration grâce à des notifications simples et lisibles

- Faciliter la collaboration grâce aux notifications de monday.com

Pour le Centre d’Excellence, ce qui a vraiment fait la différence entre monday.com et un tableur classique, ce sont toutes les options de notifications qui sont claires et lisibles pour l’ensemble des collaborateurs d’un projet au fur et à mesure de son avancement. Une fonctionnalité importante, d’autant que, comme le souligne Souad, “le rôle du Centre d'excellence est surtout de fluidifier tous les process, de faire en sorte que tout se passe de manière optimale et que l'information circule très bien.”.
Les qualités ergonomiques et la facilité d’utilisation de monday.com sont des avantages qui ont également su faire la différence. “En termes d’organisation des tâches, de planification, de structure, ou pour savoir qui fait quoi au sein de l’équipe, tout est bien pensé sur monday.com. L’expérience utilisateur est de bonne qualité.”

S’il est important que l’information circule parfaitement au sein de la BU Service de SCC, il fallait également trouver le moyen de la traiter de manière fluide et efficace. “La facilité d’organisation des éléments et les automatisations sont un véritable plus sur monday.com. Au lieu de faire des copier-coller répétitifs, de transposer manuellement les données, nous pouvons générer facilement de nouveaux tableaux à partir de modèles prédéfinis et les connecter entre eux” explique Souad. Elle précise que cette fonctionnalité permet aux collaborateurs de gagner un temps considérable pour les tâches quotidiennes et de faciliter l'alimentation des nombreux reportings. Les fonctionnalités d’automatisation de monday.com leur permettent également de classifier l’information en fonction de son avancement, d'en informer les parties prenantes, d'alimenter les indicateurs de suivi au travers de camemberts, d'histogrammes, de Gantt etc...

Par exemple, la première utilisation de monday.com a été l'étude de l'efficience et l'efficacité des réunions internes d'acquisition des nouveaux contrats. Pour cela, sur monday.com, il a ainsi été possible de créer des modèles de tableaux d'évaluation pour chaque type de réunion. L'idée étant, lors d'une réunion, d'évaluer la complétude des actions prédéfinies, l'atteinte des livrables en sortie de réunion et la présence des interlocuteurs pour chaque nouveau contrat potentiel (checklist des actions à mener).

Les automatisations de monday.com ont permis de générer automatiquement le tableau d'évaluation d'une réunion interne planifiée selon le type de réunion associé. Ces tableaux d'évaluation alimentaient un reporting global qui en définitive a permis, après quelques mois d'évaluation, d'identifier les actions manquantes récurrentes et d'établir un plan d'amélioration.

Depuis le déploiement de monday.com, le nombre de licences initialement commandé a presque doublé, soit une augmentation d’environ 5% par mois. Cette transition a pu se faire facilement grâce aux Webinars de présentation des fonctionnalités opérés par notre Customer Success Manager et Souad ainsi qu'aux tutos proposés par monday.com. “Nous avons catégorisé entre les tutos qui étaient obligatoires pour les collaborateurs et ceux qui pouvaient être optionnels.”

Au-delà de la BU Service et de son Centre d'Excellence, de nombreuses équipes de SCC France font aujourd’hui appel aux fonctionnalités de monday.com pour organiser leur collaboration interne, suivre leur tâches quotidiennes et planifier et gérer le suivi de projets et capitaliser sur des modèles génériques. “A mon sens, monday.com est surtout facilitateur, c’est pour cela que j'apprécie son utilisation”, conclut Souad.

 

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